Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger - Vismas Privatlivspolitik

Den type oplysninger som Visma behandler om dig kan være:

• Simple personoplysninger såsom navn, adresse, telefonnummer, email og demografisk information
• Bruger- og webtrafikoplysninger såsom login-id, brugernavn og IP-adresse
• Finansielle oplysninger såsom faktura-relaterede oplysninger
• Indhold som du har uploadet eller leveret til Visma som eksempelvis foto, kommentarer, artikler og videoer
• Informationer leveret via jobansøgninger

Det skal nævnes, at Visma ikke behandler personfølsomme oplysninger om dig.

Generelt indsamler Visma personoplysninger direkte fra dig eller via andre personer, som er tilknyttet vores Kunde. Hvis Kunden, du arbejder for, køber produkter eller tjenester fra Visma via et partnerselskab til Visma, kan vi indsamle oplysninger om dig fra partnerselskabet.

Vi anvender også cookies og andre sporingsteknologier, når du bruger Visma Sites og når du interagerer med os pr e-mail. Dette gør vi for at optimere din oplevelse af Visma og vores sites. Se venligst vores cookie policy for mere information.

I nogle tilfælde kan vi også indsamle oplysninger om dig fra andre kilder. Disse kilder kan være data aggregatorer fra tredjepart, vores marketing partnere, offentlige kilder eller tredjeparter til sociale medier.

Denne Privatlivspolitik gælder, når du interagerer med Visma og vores datterselskaber (Visma) og vi derved behandler dine personoplysninger. Det kan eksempelvis være ved:

Køb og levering

• At behandle ordrer, fakturering, aftaler, betalinger
• At levere tilbud om services direkte til dig, som eksempelvis e-learnings, webinars, rapporter mv.
• At levere tilbud om produkter og services til Kunder
• At oprette og facilitere brugere for vores services

Support og forbedringer

• At forbedre og udvikle kvaliteten, funktionaliteter og brugeroplevelserne af vores produkter, services og Visma Sites.
• At levere tilbud om Kundesupport af vores produkter og services
• At drive brugercommunities for at uddanne og for at muliggøre interaktionen mellem brugere og Visma

Sikkerhed

• At registrere, begrænse og forebygge sikkerhedstrusler og udføre vedligeholdelse samt fejlfinding og fejlretning

Marketing

• At håndtere og sende marketing indhold og præferencer
• At oprette interesseprofiler for at promovere relevante produkter og tjenester

Oplysninger om hvordan personoplysninger behandles i en af vores mange services er beskrevet i de respektive databehandleraftaler. Visma fungerer i sådanne tilfælde som databehandler og behandler dataene på vegne af og i henhold til instruktioner givet af Kunden. For mere information om dette, bedes du kontakte kundesupport hos den specifikke service.

Vi behandler oplysninger på forskellige juridiske grundlag.

Efter aftale med dig

Vi behandler dine personoplysninger på grundlag af en juridisk bindende aftale med dig. Dette vil typisk være, når du ansøger om et job i Visma. Behandling af dine personoplysninger såsom CV, ansøgning og referencer er nødvendig for, at Visma kan håndtere jobsøgendes ansøgninger inden en ansættelseskontrakt indgås.

Dit samtykke

Visma kan også behandle dine data baseret på et samtykke. Vi beder eksempelvis om dit samtykke til at sende dig marketing e-mails i henhold til markedsføringslovgivningen. Du vil altid være i stand til at trække dit samtykke tilbage.

Legitim interesse

Visma har en legitim interesse, når vi behandler dine data med henblik på markedsføring, sikkerhed, support og forbedring, eller når du fungerer som kundekontakt/lead for vores eksisterende kunder, herunder i kundesupport. Dine personoplysninger behandles ud fra et forretningsmæssigt perspektiv på en måde, som vi mener er i overensstemmelse med dine privatlivsrettigheder.

Derudover behandler Visma data baseret på den legitime interesse, hvis du tilmelder dig et webinar, downloader rapporter eller andet indhold fra vores websider og bruger vores Visma communities. Den legitime interesse er at give dig korrekt indhold, foretage markedsføring og administrerede dine anmodninger (se afsnittet vedrørende markedsføring nedenfor).

Indenfor Visma Gruppen
Da Visma består af mange datterselskaber, er det vigtigt for os, at vi leverer den bedst mulige oplevelse til dig. For at kunne opretholde et fuldstændigt overblik og viden om, hvilke relationer Kunder og kontaktpersoner har til de forskellige selskaber indenfor Visma Gruppen, deler vi derfor dine personoplysninger med vores datterselskaber.

Udenfor Visma Gruppen
Visma kan også dele dine personoplysninger med eksterne tredjeparter i de følgende sammenhænge:

Vismas bruger-communities

Hvis du laver et indlæg, en kommentar eller lignende i Vismas bruger-communities eller i andre fora på Visma Sites, kan sådanne oplysninger læses og bruges af enhver med adgang til sådanne fora og anvendes til formål udenfor Vismas eller din egen kontrol. Visma er ikke ansvarlig for oplysninger, du indsender i sådanne fora på Visma Sites.

Forretningspartnere

Visma kan dele dine personlige oplysninger med vores partnere, såfremt dette er legitimt ud fra et forretningsperspektiv og sker i overensstemmelse med gældende lovgivning om databeskyttelse.

Offentlige myndigheder

Politiet og andre myndigheder kan kræve, at personlige oplysninger fra Visma udleveres. I disse tilfælde vil Visma kun udlevere oplysningerne, hvis der foreligger en retskendelse etc., som byder os at gøre det.

I Visma DataLøn optager vi telefonsamtaler. Samtalerne optages og opbevares med henblik på at dokumentere, hvad der er sket og sagt under samtalen, herunder eventuelt indgåede aftaler.
Samtalerne gemmes i 90 dage, hvorefter de slettes automatisk.

Visma bruger underleverandører til at behandle personoplysninger. Disse underleverandører er typisk leverandører af cloudtjenester eller andre IT-hosting tjenester.

Ved brug af underleverandører vil Visma indgå en databehandlingsaftale (DPA) med underleverandører for at sikre dine persondatarettigheder og for at opfylde vores forpligtelser over for vores Kunder. Når underleverandører er placeret uden for EU, sikrer Visma det juridiske grundlag for sådanne internationale overførsler på vegne af dig eller vores Kunder, herunder ved at støtte sig til EU Model Clauses.

Du er altid velkommen til at anmode om et mere detaljeret overblik over vores underleverandører herunder dokumentation af de juridiske grundlag for internationale overførsler som nævnt ovenover. (se kontaktoplysninger i sidste afsnit).

Visma gemmer kun dine personlysinger så længe det er nødvendigt for at udføre vores kontraktlige forpligtelser. Når vi behandler dine personoplysninger på andre juridiske grundlag, som eksempelvis den legitime interesse, så gemmer vi data så længe det er nødvendigt for at opfylde målet med behandlingen.

Derfor kan dine personoplysninger være underlagt forskellige opbevaringspolitikker baseret på typen af data og formålet med at indsamle dem. Her er nogle eksempler:

Ved rekruttering sletter Visma dine personoplysninger som eksempelvis CV, ansøgning og andre dokumenter når rekrutteringsprocessen er afsluttet. Dette er typisk maksimalt 6 måneder efter ansøgningsfristen, medmindre andet er aftalt med dig.

Et andet eksempel er kontaktoplysninger, der er gemt til markedsføringsformål, herunder kundeemner. Sådanne personoplysninger slettes senest 36 måneder efter den sidst registrerede aktivitet.

For yderligere information om sletning er du velkommen til at kontakte Visma (se kontaktoplysninger i sidste afsnit).

Du har ret til at få adgang til dine personlige data ved at anmode om en oversigt over de personoplysninger, som vi behandler om dig. Derudover har du muligvis ret til dataportabilitet.

Du har også ret til at anmode om, at Visma korrigerer unøjagtigheder i dine personoplysninger. Hvis du har en konto hos Visma til et Visma-websted, kan dette normalt gøres gennem de relevante “Din konto” eller “Din profil” sektioner på det relevante Visma-websted eller tjeneste.

Yderligere har du ret til at anmode om sletning af personoplysninger og til at begrænse eller gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger i henhold til denne erklæring eller andre tjenestespecifikke vilkår.

Brug venligst privacy@visma.com til at indgive anmodninger som nævnt i dette afsnit eller til den specifikke Visma virksomhed som specificeret nedenfor.

Endelig har du også ret til at indgive en klage til databeskyttelsesmyndighederne i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger.

Ret til fravalg af marketing kommunikation
Når du interagerer med Visma, eksempelvis ved at besøge Vismas websider, downloade indhold, deltage i webinarer og som en del af brugen af Vismas tjenester, vil Visma behandle dine personoplysninger baseret på vores legitime interesse. Formålet er at oplyse dig om relevant indhold vedrørende vores tjenester.

Visma leverer relevant indhold til dig gennem direkte markedsføring på sociale platforme, websider eller i en Visma-service baseret på dine præferencer. De behandlede personoplysninger er aggregerede oplysninger om dig, såsom IP-adresse, interesser (hvor du har klikket osv.), brugernavn og enhed. Dette gøres gennem teknologier som cookies og kaldes profilering.

Visma bruger e-mail til markedsføringsformål, dog kun hvis du har givet samtykke i henhold til national markedsføringslovgivning. Hvis du har givet samtykke, har du altid mulighed for at fravælge markedsføringen som beskrevet nedenfor.

Du har mulighed for at fravælge markedsføring fra Visma og du kan gøre det ved at:

1. Følge instruktionerne i den relevante kommunikation
2. Ændre præferencer under den relevante redigeringssektion, hvis du har en konto hos Visma
3. Kontakte os via e-mail: privacy@visma.com
4. Bruge det gældende værktøj til abonnementsadministration

Du vil også altid have mulighed for at tilmelde dig/framelde dig cookies på en bestemt webside via vores cookie-banner. Bemærk, at selvom du fravælger modtagelse af markedsføringskommunikation, kan du stadig modtage administrativ kommunikation fra Visma, såsom ordrebekræftelser og meddelelser der er nødvendige for at administrere din konto eller de tjenester der leveres.

Vi opfordrer dig til at gennemgå denne erklæring regelmæssigt. Hvis vi foretager ændringer der væsentligt ændrer vores praksis, kan vi også give dig besked på andre måder. Dette kan være ved at sende en e-mail eller sende en meddelelse på vores websted eller på vores sociale medier, inden ændringerne træder i kraft.

Denne erklæring revideres mindst hvert år, og ændringer godkendes af Visma Privacy Council. Sidst opdateret: 2021-01-26.

Har du spørgsmål til vores privatlivspolitik, så kontakt os gerne på: compliance.datalonprolon@visma.com

Vi vil bestræbe os på at besvare dine spørgsmål hurtigst muligt.