Glitter skruede op for trygheden og ned for udgifterne

Valget faldt på Bluegarden, da butikskæden Glitter besluttede at outsource lønbehandlingen til en ekstern partner. Det er en beslutning, der har givet ro i maven hos økonomichefen, da ansvaret for lønbehandlingen tidligere lå hos en enkelt medarbejder og dermed var meget sårbar.


”Foreløbig har det betydet en besparelse på 30 % af omkostningerne – en besparelse, der gerne skulle stige, når virksomheden er ude af andre aftaler omkring lønbehandlingen, for eksempel fees til et tidligere lønbehandlingssystem og opstartsomkostninger til Bluegarden”, siger Glitters økonomichef Signe A. Bagger.

Butikskæden Glitter har 31 afdelinger i Danmark og udbetaler løn til 220 ansatte hver måned på baggrund af et timeregistreringssystem. Tidligere brugte virksomheden rigtig mange ressourcer på lønbehandlingen, og hovedargumentet for at outsource lønbehandlingen var, at det ville medføre en stor besparelse.

”Jeg kom fra en anden detailhandelsvirksomhed, hvor vi brugte en uge på lønbehandlingen. Hos Glitter brugte man en måned, hvilket jeg havde svært ved at få til at passe sammen. Så jeg tænkte, der måtte være nogle besparelser at hente i forhold til en optimering af nogle processer og outsourcing af opgaven.”

Til opgaven med at lave løn havde virksomheden tidligere en fuldtidsansat, der – hvis hun blev syg – ikke umiddelbart kunne erstattes af nogen anden person. ”At vi var så følsomme i forhold til en enkelt medarbejder, var også et argument for, at vi valgte at outsource lønbehandlingen. I dag har vi en langt større gennemsigtighed på det her område”, siger økonomichef hos Glitter, Signe A. Bagger.

Foreløbig har det betydet en besparelse på 30 % af omkostningerne.

Signe A. Bagger, økonomichef

Vigtig knowhow

Hos Glitter overvejede man forskellige modeller, men endte med at indgå en kontrakt med Bluegarden, fordi virksomheden havde nogle gode referencer og er vant til at behandle løn på detailhandelsområdet.

”Erfaringen med detailhandelsområdet var noget, vi lagde stor vægt på. Det er et overenskomstområde, som kræver, at udbyderen kan håndtere de forskellige timesatser, lørdagsbetaling, søndagsbetaling, anciennitetstillæg osv. Der er tale om et tungt område at styre rent lønmæssigt, og det skulle udbyderen være gearet til”, siger Signe A. Bagger.

Billig og professionel

Noget der overraskede økonomichefen var, at Bluegarden faktisk også var den billigste udbyder, Glitter var i kontakt med.

Vi har allerede implementeret rigtig mange processer – både interne og eksterne – som er langt mere effektive end tidligere.

Signe A. Bagger, økonomichef

”For os var det også vigtigt at få undersøgt, hvad det her koster. Hos Bluegarden kører man efter antal af timesedler, der skal behandles, og en sats, der tager udgangspunkt i opgavens kompleksitet. Det viste sig, at Bluegarden var de billigste. Og så kan de i øvrigt bare det her med at behandle løn for små og mellemstore virksomheder. De har et helt koncept, de ruller ud, med aftaler, servicehåndtering og implementeringsplan”, siger Signe A. Bagger.

Som virksomhed skal man være forberedt på, at man selv skal iværksætte en hel del procesoptimering internt i virksomheden, når man outsourcer lønbehandlingen. ”Vi har allerede implementeret rigtig mange processer – både interne og eksterne – som er langt mere effektive end tidligere”, udtaler Signe A. Bagger.

Glitter skruede op for trygheden og ned for udgifterne

Om Glitter

Grundlæggeren af Glitter, Sven-Axel Svensson fra Söderköping i Sverige, åbnede i 1992 den første Glitter-butik med udgangspunkt i sin grossistvirksomhed inden for smykker. Siden da er forretningen vokset, og det er blevet til mere end 250 butikker i fem lande. I Danmark har Glitter 31 butikker og 220 ansatte.

Udfordring

Hos Glitter sad én medarbejder og lavede løn på fuld tid. En relativt dyr løsning for en virksomhed med 220 ansatte. Økonomichefen fandt samtidig situationen sårbar og ufleksibel, da ingen andre kunne tage over, hvis lønmedarbejderen for eksempel blev syg.

Løsning

Glitter valgte at outsource lønbehandlingen. Opgaven gik til Bluegarden, som udover at være den billigste leverandør også havde erfaring med detailområdet. Bluegarden præsenterede et tilrettelagt koncept med en plan for implementeringen. Den interne procesoptimering har Glitter selv stået for.

Resultat

Ved at outsource har Glitter, indtil videre, opnået besparelser på 30 %, og man forventer at kunne spare endnu mere på længere sigt. Derudover er lønbehandlingen blevet langt mere fleksibel og gennemsigtig.