Farvel til pegepinden - nu bruger Uni-Food Technic SmartLøn fra DataLøn
I mange år har den lønansvarlige i Uni-Food Technic haft ansvaret for, at medarbejderne lavede alle deres lønregistreringer korrekt og til tiden.
Med SmartLøn-appen har medarbejderne selv fået ansvaret for opgaven, og det har løftet både kvalitet og arbejdsglæde på tværs af organisationen.
For Nina Munkholm Collet Jensen, Finance/Accounts & Freight i Uni-Food Technic, har lønadministration altid været en kompleks og tidskrævende disciplin. Kompleks fordi Uni-Food Technic har mange ansatte, der rejser rundt i hele verden, hvilket betyder mange registreringer af overarbejde, udearbejde, udlæg og øvrige bilag. Tidskrævende fordi registreringerne er blevet håndteret ved hjælp af et printet A4-ark, som medarbejderne skulle udfylde med alle de oplysninger, Nina Munkholm Collet Jensen havde brug for.
"Vi havde en lille frygt for, om vores medarbejdere nu også kunne finde ud af at anvende appen. Men den er simpelthen så nem at bruge – også selvom man ikke er en it-haj"
"Jeg har nogle gange følt mig som en skolelærerinde med pegepinden i hånden, når jeg hver uge har gået rundt og rykket for deres A4-ark," siger Nina Munkholm Collet Jensen.
"Vi startede med at koble en håndfuld medarbejdere på SmartLøn, og der var stor jubel med det samme. Alt deres papirarbejde forsvandt. De kunne registrere det hele i appen. Det var de meget begejstrede for. Så det varede faktisk ikke længe, før vi fik udbredt løsningen til resten af de relevante medarbejdere," siger Nina Munkholm Collet Jensen.
"Vi havde en lille frygt for, om vores ansatte nu også kunne finde ud af at anvende appen. Men den er simpelthen så nem at bruge – også selvom man ikke er en it-haj. Vores håndværkere, som er vant til at arbejde med deres hænder, synes ligefrem, at det er sjovt, at de kan bruge deres telefon til at registrere tid med."
"Jeg har på forhånd lagt en række faste tastefelter ind i SmartLøn, som de kan vælge fra i en drop down-menu. De kan eksempelvis gå ind under registrering af timer, overarbejde, ferie eller sygetimer, rulle en omgang med et hjul i appen, vælge det ønskede antal timer, og så klikker de bare. To sekunder efter kan jeg se deres registrering," fortæller Nina Munkholm Collet Jensen.
Vi startede med at koble en håndfuld medarbejdere på SmartLøn, og der var stor jubel med det samme. Alt deres papirarbejde forsvandt.
"Det er også smart for de medarbejdere, der kører meget. I stedet for at gemme kvitteringer, når de tanker brændstof, kan de bare tage et billede af kvitteringen med telefonens kamera, og så bliver kvitteringen automatisk gemt i systemet. Appen arbejder også sammen med telefonens korttjeneste, så de ikke selv skal regne det kørte antal kilometer ud."
"Tidligere tastede jeg data fra medarbejderens A4-ark ind i et Excel-ark. Og så tastede jeg data fra Excel-arket ind i DataLøn. Alt i alt vil jeg tro, at det tog mig 5-6 timer på månedsbasis. Den tid sparer jeg i dag. Dertil kommer den tid, alle de ansatte hver især brugte på at registrere timer, udlæg og så videre," siger Nina Munkholm Collet Jensen.
"Det kan heller ikke undgås, at der sniger sig fejl ind, når data skal igennem tre forskellige processer. Der kan nemt smutte noget. Og så skal man efterfølgende bruge tid på at finde fejlen og rette den. Det er ikke rart. Som lønansvarlig vil man gerne have, at arbejdet bliver gjort rigtigt første gang," slutter hun.
"Vi havde en lille frygt for, om vores medarbejdere nu også kunne finde ud af at anvende appen. Men den er simpelthen så nem at bruge – også selvom man ikke er en it-haj"
"Jeg har nogle gange følt mig som en skolelærerinde med pegepinden i hånden, når jeg hver uge har gået rundt og rykket for deres A4-ark," siger Nina Munkholm Collet Jensen.
Nem at bruge for alle
Men i løbet af 2015 skete der noget. Uni-Food Technic var i sensommeren med i en testgruppe for DataLøns app, SmartLøn. Med SmartLøn kan medarbejderne selv indberette tid, kørsel og udlæg via mobilen. Den lønansvarlige skal blot godkende registreringerne, hente dem ind i DataLøn og lave lønnen som normalt."Vi startede med at koble en håndfuld medarbejdere på SmartLøn, og der var stor jubel med det samme. Alt deres papirarbejde forsvandt. De kunne registrere det hele i appen. Det var de meget begejstrede for. Så det varede faktisk ikke længe, før vi fik udbredt løsningen til resten af de relevante medarbejdere," siger Nina Munkholm Collet Jensen.
"Vi havde en lille frygt for, om vores ansatte nu også kunne finde ud af at anvende appen. Men den er simpelthen så nem at bruge – også selvom man ikke er en it-haj. Vores håndværkere, som er vant til at arbejde med deres hænder, synes ligefrem, at det er sjovt, at de kan bruge deres telefon til at registrere tid med."
Automatiseret og digital understøttelse
Det er især de mange medarbejdere på farten, der gør en fleksibel lønhåndtering ideel for Uni-Food Technic."Jeg har på forhånd lagt en række faste tastefelter ind i SmartLøn, som de kan vælge fra i en drop down-menu. De kan eksempelvis gå ind under registrering af timer, overarbejde, ferie eller sygetimer, rulle en omgang med et hjul i appen, vælge det ønskede antal timer, og så klikker de bare. To sekunder efter kan jeg se deres registrering," fortæller Nina Munkholm Collet Jensen.
Vi startede med at koble en håndfuld medarbejdere på SmartLøn, og der var stor jubel med det samme. Alt deres papirarbejde forsvandt.
"Det er også smart for de medarbejdere, der kører meget. I stedet for at gemme kvitteringer, når de tanker brændstof, kan de bare tage et billede af kvitteringen med telefonens kamera, og så bliver kvitteringen automatisk gemt i systemet. Appen arbejder også sammen med telefonens korttjeneste, så de ikke selv skal regne det kørte antal kilometer ud."
Sparer 5-6 timer om måneden
Det er ikke kun medarbejderne, der er blevet afhængige af SmartLøn. For Nina Munkholm Collet Jensen er lønarbejdet også blevet både hurtigere at udføre og sværere at begå fejl i."Tidligere tastede jeg data fra medarbejderens A4-ark ind i et Excel-ark. Og så tastede jeg data fra Excel-arket ind i DataLøn. Alt i alt vil jeg tro, at det tog mig 5-6 timer på månedsbasis. Den tid sparer jeg i dag. Dertil kommer den tid, alle de ansatte hver især brugte på at registrere timer, udlæg og så videre," siger Nina Munkholm Collet Jensen.
"Det kan heller ikke undgås, at der sniger sig fejl ind, når data skal igennem tre forskellige processer. Der kan nemt smutte noget. Og så skal man efterfølgende bruge tid på at finde fejlen og rette den. Det er ikke rart. Som lønansvarlig vil man gerne have, at arbejdet bliver gjort rigtigt første gang," slutter hun.
Om Uni-Food Technic
Uni-Food Technic blev etableret i 1985. De designer og udvikler maskinudstyr til fødevarebranchen – primært fiskeproduktion. Uni-Food Technic har hovedkontor i Danmark, men opererer over hele verden. De har ca. 25 ansatte.Udfordring
Med en stor medarbejderskare, der arbejder ude og derfor har mange lønbilag, har lønhåndteringen i Uni-Food Technic traditionelt været meget kompleks og tidskrævende.Løsning
I 2015 fik Uni-Food Technic koblet appen SmartLøn på deres DataLøn-løsning. Det har gjort mange flere lønrelaterede indtastninger decentrale, så medarbejderne selv kan registrere data på farten.Resultat
I dag er der færre manuelle arbejdsgange, færre fejl og meget mindre papirarbejde forbundet med udarbejdelsen af løn i Uni-Food Technic. Alt i alt estimerer den lønansvarlige, at hun sparer 5-6 timer om måneden efter implementeringen af SmartLøn.Om SmartLøn
SmartLøn er en ny app til DataLøn, der gør lønadministrationen mere enkel og effektiv. Medarbejderne kan selv indberette tid, kørsel og udlæg via mobilen. Den lønansvarlige skal blot godkende registreringerne, hente dem ind i DataLøn og lave lønnen som normalt.
SmartLøn virker til både iOS og Android.