5 tips til håndtering af sygefraværet

Fraværspolitikken i din virksomhed kan sikre en effektiv og omsorgsfuld håndtering af sygefraværet ved at følge fem enkle råd.

Af journalist Ulla Nygaard

Erfaringer fra danske virksomheder viser, at det betaler sig med synlige regler ved sygefravær. Når virksomheder arbejder systematisk med håndtering af fraværet, falder det nemlig.

Et af formålene med den nye sygedagpengelov fra 2014/2015 har været, at virksomheder og sygemeldte skal bidrage mere. For virksomhedernes vedkommende gælder det i sær fastholdelse af sygemeldte i jobbet, når det overhovedet er muligt. Delvis raskmelding er nu den højest prioriterede indsats i den kommunale sagsbehandling af sygemeldte i job.

Derfor bør virksomhedens fraværspolitik indrettes, så den spiller sammen med de nye sygedagpenge-regler, herunder muligheden for at fastholde medarbejdere i virksomheden trods langtidssygdom.

Ved at følge de fem råd, kan din virksomhed indrette sig efter lovgivningens nye fokus og samtidig være effektiv i håndteringen af sygefravær.

1. Klare signaler fra ledelsen

Tydelig udmelding fra virksomhedens ledelse om, hvordan sygefraværet håndteres og hvorfor. Eksempelvis:

  • at fraværspolitikken er skabt af hensyn til driften, den sygemeldte og de øvrige medarbejdere, og ikke for at genere nogen.
  • at fraværspolitikken bygger på dialog under sygefraværet og så vidt muligt skal støtte og fastholde medarbejdere, der bliver langtidssyge.

Virksomhedens tydelige signaler og jeres formulerede formål med fraværspolitikken skal naturligvis følges op af jeres handlinger.

2. Synlige rutiner og dialog

Synlige rutiner, der er ens for alle, skaber tryghed blandt medarbejderne. Medarbejderne skal for eksempel vide:

  • hvordan sygemeldingen skal foregå og til hvem.
  • at nærmeste leder følger op med en opringning eksempelvis på dag 2 eller dag 5, eller efter anden aftale, for at høre om udsigten til raskmelding.
  • at der indkaldes til fraværssamtale, hvis sygemeldingen er længere end eksempelvis 10 dage eller 15 dage.

Når rutinerne er præcise og synlige for alle, og når de bliver håndhævet ens i hele virksomheden, bidrager det både til at nedbringe fraværet generelt og til at håndtere længerevarende sygemeldinger.

Rutinerne har til formål at fastholde en dialog om raskmelding af hensyn til driften og medarbejderne, herunder hvordan kolleger kan overtage opgaver m.m. Dialog med sygemeldte er i høj grad tilladt. Det er en misforståelse at tro andet.

Det er kun spørgsmål til selve sygdommen, der er en lovmæssig beskyttet privatsag. Mange sygemeldte vælger dog at være åbne om deres sygdom af hensyn til virksomheden og kollegerne. Det er i øvrigt også tilladt for virksomheden at opfordre til denne åbenhed eksempelvis i personalepolitikken.

Der er heller ingen hindringer for at bruge dialogen til at udvise omsorg for den sygemeldte.

3. Forberedt til kommunal involvering

Fraværssamtalen er lovpligtig og skal altid finde sted, når sygemeldingen ser ud til at vare længere end fire uger. Samtalen kan foregå pr. telefon, hvis sygdommen forhindrer den sygemeldte i at møde frem på arbejdspladsen. 

Når arbejdsgiveren indberetter sygemeldingen, for at få refusion af sygedagpenge, bliver der stillet 3 spørgsmål:

  • Hvilke arbejdsfunktioner er påvirket af sygdommen?
  • Hvor længe har sygdommen påvirket arbejdet?
  • Er arbejdet forsøgt tilpasset den sygemeldtes tilstand?

Det er frivilligt for arbejdsgiver at svare, men det kan være en fordel at svare, når virksomheden vil involvere sig i at få medarbejdere hurtigst muligt tilbage i job.

Svarene bruges nemlig i forberedelsen af den kommunale sagsbehandling, som sættes i gang, når sygemeldingen ser ud til at vare mere end otte uger.

Brug derfor fraværssamtalen til at fastholde dialogen, herunder at indgå aftaler om løbende kontakt undervejs i sygemeldingen og evt. om midlertidige skåneopgaver og delvis raskmelding, hvis dette er muligt.

4. Muligheden for delvis raskmelding

Den sygemeldte bliver efter otte ugers fravær en sag for kommunen, som dels skal kontrollere, om sygemeldte fortsat har ret til kompensation i form af sygedagpenge, og dels skal bidrage til at få sygemeldte hurtigst muligt tilbage i job.

Sygdom er i dag ikke ensbetydende med fuldtidsfravær på jobbet. Delvis raskmelding er den højest prioriterede indsats, og det kan være en fordel for både virksomhed og sygemeldte at være forberedt på det, og måske allerede være i gang. Jo mere virksomheden og den sygemeldte selv tager ansvar og finder løsninger, jo mindre vil kommunen sætte i gang.

Signalværdien fra virksomheden er vigtig. Hvis en medarbejder er meget syg og udsigterne til raskmelding er lange, kan delvis raskmelding fremstå som en mulighed på sigt.

5. Skab forandringer i fællesskab

Erfaringer fra danske virksomheder viser, at det er bedst at skabe forandringer omkring sygefraværet i samarbejde med medarbejderne. Det har desuden en positiv effekt, at nye rutiner skabes samtidig med andre indsatser, eksempel en frugtordning, motionstilbud eller anden sundhedsfremme. På den måde bliver det ikke fraværet, der får hele opmærksomheden, men også medarbejdernes tilstedeværelse.

Erfaringerne viser desuden, at frivillighed i processen skaber en positiv stemning. Det viser sig ofte, at frivilligt nedsatte arbejdsgrupper kan opå succes, fordi engagement og interesse driver værket og skaber positivitet om forandringer.

Læs også: