Baresso Coffee fik et succesfuldt skift til MultiLøn

I takt med at Baresso Coffee åbnede flere og flere kaffebarer, steg antallet af medarbejdere og administrationstiden tilsvarende. Men med et systemskifte til MultiLøn har Baresso Coffee forenklet og effektiviseret lønhåndteringen, så de er gearet til fremtidig vækst.


Da Baresso Coffee åbnede den første butik i København i år 2000, var de 10 medarbejdere i alt. Men den store succes gennem årene har betydet, at de i dag er ca. 500 medarbejdere fordelt på 29 butikker. Det øgede pres på blandt andet lønadministrationen fik for nogle år siden Baresso Coffee til at opgradere deres lønløsning til MultiLøn. ”Selvom vi voksede, blev jeg ved med at håndtere alle butikkernes data manuelt,” siger Inger Luciani, der er ansvarlig for løn- og personaleadministration i Baresso Coffee. ”Det kunne godt være en hård opgave bare at taste variabler ind for flere hundrede kolleger. Derfor besluttede jeg i samråd med min faste konsulent hos Bluegarden at skifte til MultiLøn. Det passede bedre til vores nye behov.”

Jeg ønsker systemer, der kan hjælpe mig med at frigøre tid. Det har jeg fået med MultiLøn.

Inger Luciani, ansvarlig for løn- og personaleadministration

Bedre forberedt til vækst

Inger Luciani forklarer, at hun altid er på jagt efter systemer, der kan hjælpe med at frigøre tid til de mange opgaver, der er en følge af Baresso Coffees konstante vækst.

”Det har jeg fået med MultiLøn. Systemet kan for eksempel håndtere langt flere kolleger end tidligere, jeg kan taste variabler ind på forhånd, data fra alle butikkerne kan føres automatisk ind i løsningen, det taler sammen med vores vagtplanlægningssystem, og håndteringen af ferie og fravær er mere effektivt” siger Inger Luciani.

Hun fortæller, at hun især er begejstret for muligheden for at lave løn, når det passer hende – og ikke som før, når systemet tvang hende til at gøre det i slutningen af hver måned.

”Jeg kan lave løn, når det passer ind. Jeg sidder ikke og stresser over det til sidst, men kan klare lønopgaverne løbende,” siger Inger Luciani. Hun er godt klar over, at Bluegarden også har en outsourcing-mulighed, hvor de har ansvaret for al lønadministration, men så længe lønhåndteringen er så overkommelig, foretrækker hun at gøre det selv. ”Jeg har snakket med kolleger i andre virksomheder, og når jeg fortæller dem, hvor effektivt vi kører løn for 500 kolleger, bliver de meget overraskede.”

Interessant HR-løsning

Med Baresso Coffees ekspansionshistorik in mente er det vigtigt for organisationen, at de har en skalérbar lønløsning, så de nemt og hurtigt kan tilføje nye kaffebarer til systemet. Det krav opfylder MultiLøn.

”Derudover er vores næste naturlige skridt at kigge nærmere på Bluegardens HR-løsning Orkidé,” siger Inger Luciani. ”Lige nu arbejder jeg i mit eget system af Excel-ark, men med tiden kunne jeg godt tænke mig den funktionalitet, der følger med et decideret HR-system. Og så er fordelen jo, at Orkidé og MultiLøn snakker sammen.”

Baresso Coffee - Succesfuldt skift fra DataLøn til MultiLøn

Om Baresso Coffee

Baresso Coffee er Danmarks første kæde af espresso- og kaffebarer med 29 lokationer i Danmark og 15 franchise-butikker. Baresso Coffees ca. 500 medarbejdere serverer hver måned omkring 400.000 kopper kaffe.

Udfordring

Vokseværk i medarbejder-staben betød øget pres på lønadministrationen, hvor alle indtastninger blev foretaget manuelt og i slutningen af måneden.

Løsning

Baresso Coffee skiftede til MultiLøn og fik dermed et system, som automatisk hjælper med eksempelvis håndtering af flere kolleger, indtastning af flere variabler på forhånd, integration til vagtplanlægningssystemet og mere effektiv håndtering af ferie og fravær.

Resultat

I dag behøver den lønansvarlige ikke at lave al løn i slutningen af hver måned, men kan gøre det løbende, og den samlede lønkørselseffektivitet er markant højere sammenlignet med tidligere.