Gråkjær A/S skaber overblik, sikkerhed og effektivitet

Da Gråkjær skiftede lønløsning til MultiLøn og kombinerede det med personaleløsningen Orkidé, fik de et sammenhængende og forretningsunderstøttende værktøj, der holder administrationstiden nede. Så kan de fortsætte med at udvikle kerneforretningen.


I januar 2009 valgte Gråkjær at opgradere deres lønløsning fra Bluegardens LønService til MultiLøn. Derudover fik de implementeret HR-løsningen Orkidé. Flere års vækst havde gjort lønhåndteringen tidskrævende, fordi alt foregik manuelt. Samtidig skulle Gråkjærs lønansvarlige selv holde sig opdateret på gældende regler og lovgivning. Det ansvar og den opgave ønskede man at outsource til Bluegarden, forklarer regnskabschef i Gråkjær, Daniel Søgaard. ”Den oprindelige beslutning om at skifte til MultiLøn og tilkøbe Orkidé blev truffet før min tid i firmaet. Men jeg ved, at det dels skyldtes muligheden for at effektivisere processerne i lønhåndteringen specifikt, og at det dels skyldtes muligheden for at integrere løn- og personaleadministrationen generelt.”

Dagligdagssystemet

Daniel Søgaard bruger Orkidé som ”dagligdagssystemet”. Det er her, alle stamdata på Gråkjærs ansatte ligger. MultiLøn bruger han én gang om måneden, når der skal laves løn. ”Det er meget nemt. Ud af virksomhedens ca. 100 ansatte er de 90 funktionærer og får en fast løn. Det vil sige, at jeg bare skal trykke på en knap, når der skal laves løn til de 90, og så klarer systemet resten. De timelønnede bliver også håndteret i MultiLøn. Det er der en kollega, der står for, men det er næsten ligeså nemt,” siger han.

Det er meget nemt. Jeg skal bare trykke på en knap, når der skal laves løn til de 90, og så klarer systemet resten.

Daniel Søgaard, regnskabschef

”Så jeg skal egentlig bare sørge for at opdatere de ansattes stamdata i Orkidé. Så snakker Orkidé og MultiLøn automatisk sammen. Jeg skal heller ikke tænke på eksempelvis satser for kørsel, ATP-bidrag eller andre variabler. Det opdateres automatisk,” siger Daniel Søgaard. Han forklarer også, at en anden af de helt store gevinster ved MultiLøn er, at det automatisk indberetter lønstatistikker til eksempelvis Danmarks Statistik, som loven kræver.

Nemt for nybegyndere

Alt i alt vurderer Daniel Søgaard, at han på månedsbasis bruger ca. halvanden dag på at håndtere lønnen i Gråkjær – inklusiv genereringen af lønsedler, bogføring og den afsluttende afstemning. ”Med det kendskab, jeg har til området, kan det vist ikke gøres meget hurtigere. Man er jo nødt til at bruge lidt tid på at forholde sig til opgaven, ligegyldigt hvilket system man bruger.”

Daniel Søgaard fortæller, at han i 2013 fik ansvaret for lønadministrationen. ”På det tidspunkt var det 10 år siden, at jeg havde beskæftiget mig med udarbejdelse af løn. Men som nybegynder og bruger af systemerne vil jeg sige, at de er meget nemme at lære. Jeg fik en fin overlevering fra min forgænger, men jeg brugte også Bluegardens hotline i begyndelsen. Det var en stor hjælp, og de leverede en fin service over telefonen.”

I det hele taget er jeg meget glad for al den funktionalitet, der er bygget ind i systemerne som standard.

Daniel Søgaard, regnskabschef

Integration til timeregistreringen

Gråkjær anvender et egenudviklet system til tidsregistrering. Som Daniel Søgaard forklarer, tager det ham omkring 10 minutter at lave et udtræk fra tidsregistreringssystemet og lægge det ind i Orkidé. Andre variabler som kørselsgodtgørelse og løntræk bliver læst direkte ind i MultiLøn.

”Der følger Excel-skabeloner med MultiLøn, som anviser, hvordan data skal se ud for at kunne blive lagt ind i systemet. Så det handler egentlig bare om at følge de skabeloner, og så kører det. Det er et stort plus, at MultiLøn kan integrere til 3. partssystemer,” siger Daniel Søgaard.

Gråkjær anvender også rapporteringsfunktionaliteten i Orkidé til at dykke ned i særlige områder i virksomheden og skabe sig et overblik. ”Det kan eksempelvis være i forhold til antallet af medarbejdere med fri telefon eller lønudviklingen. Vi kan sætte rapporterne op, som vi vil og trække dem, når vi vil. Det fungerer godt,” siger Daniel Søgaard ”I det hele taget er jeg meget glad for al den funktionalitet, der bygget ind i systemerne som standard. Eksempelvis indberetninger til SKAT og feriekonto, årskørsel osv. Det er ting, der er tunge at bøvle med, hvis man manuelt skal håndtere det, men det er ikke noget, jeg bruger tid på. Hvis jeg bare sørger for at lave løn, klarer Bluegarden resten,” afslutter han.

Gråkjær A/S skaber overblik, sikkerhed og effektivitet

Om Gråkjær A/S

Gråkjær er et videnshus inden for moderne bygningskonstruktion med ca. 120 eksperter fordelt på kontorer i Danmark, Tyskland og Norge. Gråkjær er i dag Europas største inden for total-entrepriseopførelse af landbrugsbyggeri. Deruover huser Gråkjær A/S afdelingen for Industribyggeri samt Miljøcentret.

Udfordring

Vækst i organisationen medførte et øget pres på løn- og personaleadministrationen i Gråkjær A/S, hvor man tidligere håndterede mange af de daglige processer manuelt.

Løsning

Gråkjær implementerede MultiLøn og Orkidé samtidig og fik dermed to systemer med integration, som kunne automatisere og strømline den daglige administration. Derudover fik Gråkjær mulighed for at indlæse data fra deres egenudviklede tidsregistreringssystem.

Resultat

Gråkjær har i dag en samlet løn- og personaleløsning, som kræver minimal tid at administrere. Den ansvarlige har sikkerhed for, at systemerne altid er opdateret med gældende regler og satser, og derudover bidrager rapporteringsfunktionaliteten til at skabe et overblik over udvalgte områder af forretningen.

Bliv kunde - kontakt vores salgsafdeling på

Tlf: 72 27 90 18

 

Skriv til salg

Er du kunde? Kontakt kundeservice på

Tlf: 72 27 90 18

 

Log ind i dit produkt