Intrum Justitia har skabt udbytterigt samspil mellem løn og HR

Intrum Justitia skiftede lønløsning til MultiLøn og implementerede samtidig HR-løsningen Orkidé. Siden da er administrationstiden gået ned og arbejdsglæden op.


Godt nyt for forretningen kan nogle gange betyde nye udfordringer for administrationen. Den læresætning måtte Intrum Justitia – landets og Europas førende inkassovirksomhed m.m. – sande, da medarbejderantallet i takt med flere års vækst steg betragteligt. Intrum Justitia anvendte et lønsystem, som er designet til mindre virksomheder. Men med de nu ca. 100 ansatte blev lønhåndteringen efterhånden for besværlig og ineffektiv, forklarer regnskabschef, Henriette Jørgensen.

Manuelle tidsrøvere

”Tidligere kørte vi mange manuelle indtastninger i Excel-ark ved siden af selve lønsystemet,” indleder hun. ”Det var eksempelvis beregninger for ferietillæg, hvor vi hver gang skulle finde alle medarbejderes lønsedler frem fra 31. december året før og tælle beløbene sammen. Det tog flere timer. Og fik man nu også tastet rigtigt, eller havde der sneget sig en fejl ind? Dertil kom, at der heller ikke var indlagt lønarter i systemet, så vi kunne ikke udspecificere posterne. Så når en medarbejder ringede ind, skulle vi manuelt slå op og forklare, hvad de 455 kr. i månedens trækning dækkede over,” siger Henriette Jørgensen.

Samspil mellem løn og HR

Johanne Dandanell Gelmer er HR Manager i Intrum Justitia. Igennem mange år havde hun slet ikke noget system at registrere personaleoplysninger i. Det foregik manuelt i Excel med oprettelse og opdateringer af diverse oplysninger.

Jeg bruger den halve tid sammenlignet med
tidligere.

Johanne Dandanell Gelmer, HR Manager

”Det var ikke hensigtsmæssigt. Det betød også, at medarbejderne ofte skulle sende de samme informationer til både Henriette og jeg, så vi kunne opdatere i hver vores ark. Det duede simpelthen ikke,” siger Johanne Dandanell Gelmer. Efter en dialog med Bluegarden blev hun og Henriette Jørgensen præsenteret for lønsystemet MultiLøn, som er designet til større virksomheder. ”Vores direktør var bekymret for at skifte system, fordi det som regel er en dyr affære. Men det viste det sig faktisk ikke at være. Og da vi ovenikøbet så, hvor meget tid det nye system ville spare os, og hvordan vi kunne få HR og løn til at spille sammen på en helt ny måde, var hverken direktøren eller vi i tvivl. Så det endte faktisk med at være en nem beslutning at skifte,” siger Johanne Dandanell Gelmer.

Armene over hovedet

I september 2013 blev MultiLøn og HR-systemet Orkidé implementeret, og måneden efter foretog Intrum Justitia den første lønkørsel. Uden problemer vel at mærke. Det tog kun ca. to dage at lære lønsystemet og ca. en halv dag at lære Orkidé. ”Vi har gået rundt med armene oppe over hovedet lige siden,” siger Henriette Jørgensen. ”I dag trykker jeg bare på en knap, når jeg skal bogføre, og så gør systemet det automatisk. Jeg skal kun justere opsætningen en smule. Den proces foregik tidligere manuelt. Jeg vil tro, at jeg bruger halvt så meget tid på det i dag sammenlignet med tidligere. Og så er det rart, at man ikke selv er inde over alt, så man minimerer fejlkilderne. Løn er jo noget følsomt noget,” afslutter hun.

Intrum Justitia har skabt udbytterigt samspil mellem løn og HR

Om Intrum Justitia

Intrum Justitia er Danmarks og Europas førende udbyder af finansielle løsninger inden for Credit Management. Koncernen har kontorer på 24 markeder og beskæftiger over 3.200 medarbejdere. I Danmark beskæftiger Intrum Justitia ca. 100 medarbejdere og samarbejder med nogle af Danmarks største virksomheder.

Udfordring

Intrum Justitia havde en lønløsning, som var designet til mindre virksomheder. Men da virksomheden med årene voksede til ca. 100 ansatte, betød det til sidst for mange manuelle og tidskrævende indtastninger i Excel-ark med risiko for fejl til følge.

Løsning

Skifte af lønsystem til MultiLøn samt integration til HR-systemet Orkidé, så det i dag er en samlet løsning, der understøtter alle administrative processer.

Resultat

Intrum Justitia har generelt reduceret tidsforbruget til løn- og HR-administration samt minimeret risikoen for fejl ved at automatisere tidligere manuelle processer. De har desuden fremtidssikret deres lønadministration, så man i tilfælde af sygdom, uheld, nedbrud osv. hurtigt kan outsource lønadministrationen til Bluegarden.

Bliv kunde - kontakt vores salgsafdeling på

Tlf: 72 27 90 18

 

Skriv til salg

Er du kunde? Kontakt kundeservice på

Tlf: 72 27 90 18

 

Log ind i dit produkt