TNT Express Danmark gik fra manuel til automatiseret proces i MultiLøn

I løn- og personaleadministrationen hos TNT Express Danmark har MultiLøn fra Bluegarden betydet masser af sparet tid. Især muligheden for elektronisk upload af løndata fra Excel har forvandlet dagevis af manuelle indtastninger til en automatiseret proces.


I 2008 skiftede TNT Express Danmark til lønløsningen MultiLøn med integration til et supplerende rapportmodul. Det skifte har de på ingen måder fortrudt, forklarer Else Lund, HR Coordinator i TNT Express Danmark. Tværtimod.

”Især funktionerne elektronisk upload af data, datostyring, satstabeller og rapportmodulet har sparet os meget tid. Ved brug af datostyring holder MultiLøn automatisk styr på, hvornår for eksempel pension og anciennitetstillæg skal træde i kraft, husker tidsbegrænsninger og så videre. Satstabellerne gør, at man kun skal rette fælles satser ét sted – for eksempel pensionssats eller lønregulering ved overenskomst. Det er en stor hjælp, at systemet husker den slags, når først det er sat rigtigt op,” siger Else Lund.

Vores tidsbesparelse er virkelig markant.

Else Lund, HR Coordinator

”Men der, hvor vi sparer rigtig meget tid i hver eneste lønkørsel, er ved elektronisk upload af løndata fra Excel,” fortsætter hun. ”Mange ting modtager vi i Excel, så de er lige til at indlæse. Andre gange vælger vi at taste tingene direkte i Excel, fordi det kan gøres smartere, og så læser vi efterfølgende data ind. Faktisk er vi begyndt at kræve, at afdelingerne sender os både formelt godkendt materiale og deres datafil. Vi bruger datafilen til at kopiere ind i upload-filerne, mens vi kontrollerer det godkendte materiale,” siger Else Lund.

Hun forklarer, at de dermed undgår de mange manuelle indtastninger, som både tager tid og er fejlbehæftede. ”Hvis data ikke er direkte klar til upload til MultiLøn, bruger vi funktionerne i Excel til bearbejdning i faste skabeloner – eksempelvis med opslag af lønarter. Vores tidsbesparelse er virkelig markant. Jeg vil tro, at vi på månedsbasis sparer en dags arbejde, nok snarere to,” forklarer Else Lund.

Enkel og uundværlig rapportering

TNT Express Danmark har altid haft et stort behov for at kunne rapportere på tværs af både den danske organisation og til hovedkontoret i Holland. Derfor havde både deres tidligere og nuværende løsning et rapporteringsmodul integreret i systemet.

Det er uundværligt for os. Jeg forstår slet ikke, hvordan virksomheder kan undvære et rapportmodul.

Else Lund, HR Coordinator

”Forskellen er bare, at vi i dag har fået meget mere funktionalitet med MultiLøns rapportmodul,” siger Else Lund. ”Med rapportmodulet kan vi trække stort set alle de rapporter, vi vil – alt fra udarbejdelse af nøgletal og kontrolforanstaltninger til fødselsdagslister. Og det gør det nemt og fleksibelt at skabe sig et overblik, når data kan overføres direkte til eksempelvis Excel til brug for forskellige former for rapportering. Det er uundværligt for os. Jeg forstår slet ikke, hvordan virksomheder kan undvære et rapportmodul,” slutter Else Lund.

TNT Express Danmark fra manuel til automatiseret proces i MultiLøn

Om TNT Express Danmark

TNT Express er en af verdens største transportleverandører. Hver dag leverer TNT Express en million fragtleverancer – fra dokumenter og pakker til store godsforsendelser. Selskabet opererer via et veludbygget vej- og luftnetværk i Europa, Mellemøsten, Afrika, Asien, Stillehavsregionen og i Nord- og Sydamerika. TNT Express har ca. 350 medarbejdere i Danmark, hvoraf ca. 125 er timelønnede.

Udfordring

Den tidligere lønløsning hos TNT Express Danmark understøttede ikke en lang række arbejdsprocesser automatisk, hvilket betød mange manuelle indtastninger med risiko for fejl og stort tidsforbrug til følge.

Løsning

I dag har TNT Express Danmark MultiLøn, som blandt andet hjælper dem med elektronisk upload af data direkte fra Excel, datostyring og satstabeller. Med det integrerede rapportmodul får de stor hjælp til udarbejdelse af nøgletal og kontrolforanstaltninger.

Resultat

TNT Express Danmark har reduceret den månedlige tid til lønadministration med en til to dage og derudover reduceret mængden af potentielle fejlkilder markant.

Bliv kunde - kontakt vores salgsafdeling på

Tlf: 72 27 90 18

 

Skriv til salg

Er du kunde? Kontakt kundeservice på

Tlf: 72 27 90 18

 

Log ind i dit produkt