VEGA sparer tid med automatiserede processer i lønadministrationen

Da irritationsmomenterne blev for mange og for hyppige, skiftede det københavnske spillested VEGA lønløsning til MultiLøn fra Bluegarden. I dag har VEGA fået automatiseret manuelle processer, sparet masser af tid og ikke mindst opnået betryggende sikkerhed for, at lønnen udbetales korrekt og til tiden.


I 2011 gik en deltidsansat lønbogholder i VEGA på efterløn. Omtrent samtidig blev økonomi- og regnskabschef, Vivian Ment, ansat. Som noget af det første blev hun og den øvrige administration enige om, at de ikke ville genbesætte bogholderstillingen, men klare lønhåndteringen selv. Dengang brugte man et populært regnskabsprogram, og det fungerede på mange måder fint, forklarer Vivian Ment. Men det havde også sine mangler og svagheder.

”Der var ikke problemer med at køre selve lønnen,” siger hun. ”Vores problemer opstod ofte, når der kom nye satser for eksempelvis kørsel eller mobiltelefoni. Det skulle vi hver gang opdatere manuelt i systemet. Vi oplevede også problemer, når vi skulle sende lønsedler ud. Vi ville gerne spare portoen og begyndte at sende lønsedlerne ud via mail. Dels virkede programmet, der skulle konvertere filen til en pdf, ikke altid, og dels var der en måned, hvor én medarbejder fik alles lønsedler tilsendt ved en fejl. Sådan noget får man selvfølgelig rettet til næste gang, men man burde ikke bruge tid på det,” siger Vivian Ment. Hun forklarer, at hver gang de skulle have ændret noget i systemet, skulle de have en ekstern konsulent på besøg. ”Han var meget sød, men det var irriterende, at man ikke kunne blive færdig med opgaven samme dag, men blev nødt til at vente på, at han kom forbi to til tre dage senere.”

Alt i alt vil jeg tro, at vi sparer en halv arbejdsdag om måneden i forhold til lønadministration.

Vivian Ment, økonomi- og regnskabschef

Løn skal bare fungere

I foråret 2013 besluttede VEGA derfor at indhente tilbud på et nyt lønsystem fra i alt tre leverandører – og de endte med at vælge Bluegarden. Som Vivian Ment forklarer, var det afgørende for hendes valg, at hun kendte Bluegarden godt. Hun vidste, at mange andre virksomheder anvendte deres løsninger, og at de dermed fik et stabilt system. ”Derudover havde jeg også en fornemmelse af, at jeg kunne få support, når jeg havde brug for det. Og så skræmte prisen mig heller ikke.”

Sparet tid

I dag er en af de mest mærkbare effekter af den nye løsning, at Vivian Ment og hendes kolleger i administrationen kan udføre deres arbejdsopgaver langt hurtigere end tidligere.

”Lønsedlerne bliver automatisk genereret og sendt af sted, feriepengene bliver automatisk beregnet og udbetalt. Hvis der er behov for ændringer i opsætningen, ringer vi bare, og så foretager Bluegardens konsulenter dem selv. Vi behøver ikke at vente på, at der kommer en konsulent ud til os. Alt i alt vil jeg tro, at vi sparer en halv arbejdsdag om måneden i forhold til lønadministration. Og derudover kommer der hele tiden alle de små ad hoc-opgaver, som tidligere slugte tid, men som i dag er automatiserede,” afslutter Vivian Ment.

VEGA sparer tid med automatiserede processer i lønadministrationen

Om VEGA

VEGA er et regionalt spillested, der ejes og drives af den erhvervsdrivende fond Koncertvirksomhedens Fond. VEGA ledes af en bestyrelse på syv medlemmer. Der er ca. 160 medarbejdere, hvoraf størstedelen er timeansatte. I den daglige drift og administration beskæftiger VEGA ca. 20 fuldtidsansatte.

Udfordring

VEGA håndterede tidligere løn i et regnskabsprogram, som krævede mange opdateringer og besøg fra eksterne konsulenter. Derudover var der mange manuelle arbejdsprocesser med risiko for fejl.

Løsning

I 2013 skiftede VEGA til MultiLøn - en online-løsning, der altid er fuldt opdateret, som overholder gældende lovgivning, og som sikrer automatisk overførsel til blandt andet SKAT, ATP og pension.

Resultat

I dag har VEGA reduceret tidsforbruget til lønadministrationen og fået større sikkerhed for, at alle indtastninger og beregninger er korrekte – samt at lønudbetalingen sker til tiden.